Das A und O der Zeitplanung: Meine Masterarbeit Edition

Wer mich vor 10 Jahren schon kannte – zu dieser Zeit startete ich mit der Kärntner Tourismusschule in Villach – wusste, dass ich nichts davon hielt Aufgaben gleich zu erledigen. Ich war die, die nach zwei Ermahnungen und drei weiteren Aufgaben mit der ersten begann. Nicht, dass ich mir schwertat, ich habe es mir einfach so angeeignet und hatte wirklich keine Zeitplanung. Jedoch nervte mich dieser unnötig entstandene Druck unheimlich!

Wie hat sich das verändert? Viel Disziplin und das Glücksgefühl durch das rasche Erledigen von Tasks, überzeugte mich davon diese Art beizubehalten. Angefangen hat diese Disziplin nach meiner Matura, wo ich mir schwor, wenn ich weiter studiere, möchte ich nie mehr so ein Gefühl von Unkontrollierbarkeit haben. So habe ich im Bachelor bezüglich Planung schon viel dazugelernt und mich mit dem tollen Gefühl einmal ohne Stress eine Arbeit abzugeben, vertraut gemacht. Vor allem in meinem derzeitigen Masterstudium durch die Vorlesung „Project Management“ von Stefan Pollach habe ich meine Liebe für die Planung entdeckt.

Deshalb möchte ich euch nachfolgend die für mich größten Erkenntnisse und vor allem Vorteile durch die Planung anhand meiner Masterarbeit erläutern.

Das Nonplusultra

Dieses Dokument beschreibt deine Arbeit mit ihrer Ausgangssituation, Problemstellung sowie Zielsetzung. Zusätzlich hält es noch Tabellen für Ressourcenplanung, Risiken sowie einem groben Zeitplan inklusiver Meilensteine bereit und noch vieles mehr. 

Der Vorteil? – Man hat sich einmal mit den ganzen Fragen auseinandergesetzt, wie zum Beispiel, wer alles bei der Arbeit beteiligt ist, welche Zwischentermine eingehalten müssen, … und weiß ganz genau, worauf beim Projekt geachtet werden muss.

 Bewusstseinsbildung für das Zeitmanagement

Ein weiterer Teil des vorher erwähnten Project Sheets ist die Risikodefinition. Unvorhersehbare Zeitfresser können nicht nur externe Abhängigkeiten sein. Auch interne Risiken müssen von Anfang an miteinberechnet werden. Erst mit der Vorlesung wurde mir bewusst, was alles ein Risiko, bzw. eine Verzögerung der Arbeitsfertigstellung sein könnte. Hier ein paar Beispiele:

• Kurzfristige Krankheit
• Familie (Feiern, …)
• Berufsstress
• Falsche Zeiplanung
• und neuerdings auch COVID19 

Es ist von hoher Relevanz diese im Projekt Sheet genau einzutragen, um sich den möglichen Risiken bewusst zu werden.

Zeitmanagement deluxe

Das Excel Dokument ist für die genaue Zeitplanung des Projektes zuständig. Nicht nur die Deadlines, auch die Anzahl an Stunden und Tage, die dafür benötigt werden, sind hier ersichtlich. Zudem gibt es eine Spalte, wer bei welchem Task beteiligt ist.

Der Vorteil? – Durch die Erstellung wird einem bewusst, wie viel Zeit man wirklich einplanen muss. Natürlich braucht man darin Übung und die ersten Male sollte man noch etwas großzügiger planen, aber mit der Zeit profitiert die Arbeit davon immens.

Angenehmeres Arbeiten mit der Einhaltung von nur ein paar Punkten

1. Nimm dir am Beginn deiner Arbeit Zeit und setzte dir ein Project Sheet sowie einen Zeitplan inklusive Aufgabenliste auf. Dies gibt dir schon ein erstes Gefühl der Kontrolle.
2. Rechne Bufferzeiten ein, du wirst sie brauchen. Es kann auch „nur“ für ein Motivationstief sein, dass dich plötzlich überrollt.
3. Wenn du mit Externen (z.B. deinem Arbeitgeber) zusammenarbeitest, solltest du ihr/ihm schon am Beginn der Arbeit bekannt geben in welchen Kalenderwochen du ihre/seine Zeit benötigst, um zu vermeiden, dass du warten musst.
4. Planung ist gut, zu viel kann aber auch in die falsche Richtung gehen. Überorganisation merkst du vor allem dann, wenn der Planungsaufwand zu viel arbeit einnimmt und es keinen Vorteil sondern nur mehr Arbeit mit sich bringt.
5. Eine strenge Task List fördert öfters auch Schreibblokkaden. Hierfür habe ich aber auch schon einige Tipps zusammengesammelt. Diese Hilfestellungen für die Selbstmotivation findest du in einem eigenen Blog von mir.

Schlussendlich ist aber immer noch der Charakter ausschlaggebend dafür, ob die ganzen Vorbereitungen wirklich eingehalten werden, oder dann doch so lange gewartet wird, bis einem die Decke auf den Kopf fällt vor lauter Tasks.

Habt ihr weitere Ideen? Ich freu mich auf eure Erfahrungen.